KI ist im deutschen Mittelstand angekommen. 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen sie laut der Bitkom-Befragung vom September 2026 ein, vor zwei Jahren waren es 20 Prozent. In derselben Befragung steckt eine Zahl, die mich nachdenklich macht: Ein Drittel der Unternehmen, die KI nutzen, tut das nach eigener Aussage vor allem aus Angst, den Anschluss zu verlieren.
Ich kann das gut nachvollziehen. Wer täglich liest, dass die Konkurrenz längst mit KI arbeitet, will nicht zurückbleiben. Aber Angst ist ein schlechter Projektleiter. Sie sucht nicht das wichtigste Problem, sondern das sichtbarste Werkzeug.
Warum das Werkzeug nicht am Anfang stehen sollte
In vielen Unternehmen läuft die KI-Einführung in dieser Reihenfolge: Erst wird eine Lizenz gekauft, dann werden Anwendungsfälle gesucht. Das ist ungefähr so, als würde man eine Bohrmaschine kaufen und danach überlegen, wo in der Wohnung ein Loch fehlt.
Die Folgen sieht man in den Zahlen. Kein Unternehmen gibt in der Bitkom-Befragung an, das Potenzial von KI vollständig auszuschöpfen. Und unter den Unternehmen, die noch keine KI nutzen, sagen 30 Prozent, sie hätten schlicht keine passenden Anwendungsfälle gefunden. Beides hat dieselbe Ursache: Die Suche beginnt beim Werkzeug statt bei den eigenen Abläufen.
Schritt 1: Reibungspunkte sammeln
Am Anfang steht keine Technologiefrage, sondern eine Bestandsaufnahme. Wo kostet die tägliche Arbeit unnötig Zeit? Wo warten Kunden zu lange? Wo machen Menschen immer wieder dieselben Handgriffe, obwohl sie Besseres zu tun hätten?
Ich frage dafür nicht nur die Leitung, sondern die Menschen, die die Arbeit täglich machen. Eine Stunde mit dem Vertriebsinnendienst bringt oft mehr konkrete Ideen als ein halber Tag Strategieworkshop. Wichtig ist, die Punkte als Probleme zu formulieren, nicht als Lösungen: „Angebote dauern im Schnitt zu lange“ statt „Wir brauchen einen KI-Angebotsassistenten“.
Schritt 2: Jede Idee mit drei Fragen bewerten
Für jede gesammelte Idee vergebe ich mit dem Team je ein bis drei Punkte in drei Kategorien. Der Bewertungsbogen passt auf eine Seite:
- Nutzen: Wie viel Zeit, Geld oder Ärger spart die Lösung, und wie oft im Monat tritt die Aufgabe auf? Seltene Aufgaben lohnen sich selten.
- Machbarkeit: Liegen die nötigen Daten in brauchbarer Form vor? Gibt es eine Person, die den Anwendungsfall verantwortet und Abläufe ändern darf?
- Risiko: Was passiert, wenn die KI hier einen Fehler macht? Sind personenbezogene Daten im Spiel? Prüft ein Mensch das Ergebnis, bevor es nach außen geht?
Beim Risiko gilt die Wertung umgekehrt: niedriges Risiko, hohe Punktzahl. Am Ende ergibt sich eine einfache Rangfolge. Sie ersetzt keine Detailprüfung, aber sie verhindert, dass die lauteste Idee automatisch gewinnt.
Schritt 3: Drei Fälle auswählen und sauber umsetzen
Aus der Rangfolge wähle ich drei Anwendungsfälle für den Start. Nicht mehr. Drei Fälle, sauber umgesetzt, bringen mehr als zwanzig Experimente, die niemand zu Ende führt.
Für jeden der drei Fälle gibt es einen kurzen Steckbrief: Wer verantwortet ihn? Welche Kennzahl zeigt Erfolg, und wo steht sie heute? Wann wird entschieden, ob es weitergeht? Das ist unspektakulär, aber genau diese Fragen entscheiden, ob ein Anwendungsfall im Alltag ankommt.
Wer am Ende meistens gewinnt
Die Gewinner sind fast nie die spektakulären Ideen. Meist sind es häufige, eher langweilige Aufgaben mit klarer Zuständigkeit: Entwürfe für Angebote und Standardschreiben, Antworten auf wiederkehrende Kundenanfragen, die Suche in eigenen Dokumenten und Vorlagen, Zusammenfassungen von Besprechungen.
Das passt zu dem, was die Bitkom-Zahlen zeigen. Die häufigsten Einsatzfelder sind Kundenkontakt mit 72 Prozent und Marketing und Kommunikation mit 54 Prozent. Dort sind die Aufgaben häufig, die Ergebnisse gut prüfbar und die Risiken überschaubar.
Häufige Fragen
Wie viele KI-Anwendungsfälle sollte ein mittelständisches Unternehmen zum Start umsetzen?
Für den Einstieg haben sich zwei bis drei Anwendungsfälle bewährt. So bleibt genug Aufmerksamkeit, um jeden Fall sauber einzuführen, zu messen und daraus zu lernen. Weitere Fälle kommen dazu, wenn die ersten im Alltag laufen.
Wer sollte bei der Auswahl dabei sein?
Die Geschäftsführung oder eine Person mit Entscheidungsbefugnis, die Fachbereiche, in denen die Arbeit stattfindet, und jemand aus der IT oder dem Datenschutz. Entscheidend ist, dass die Menschen mitreden, die die Aufgaben täglich erledigen.
Was tun, wenn uns keine Anwendungsfälle einfallen?
Dann lohnt es sich, nicht nach KI zu fragen, sondern nach Reibung: Wo wird gewartet, gesucht, doppelt erfasst oder abgeschrieben? Aus diesen Stellen entstehen fast immer brauchbare Kandidaten. Ein halber Tag mit den Fachbereichen reicht meist für eine erste Liste.
Nach welchem Kriterium wurde bei Ihnen der erste KI-Anwendungsfall ausgewählt? Wenn Sie Ihre Ideen einmal strukturiert bewerten möchten, schreiben Sie mir.
Quellen
- Bitkom: „Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI“, Presseinformation vom 14.09.2026 (603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Befragung KW 28–33/2026) – bitkom.org