Knapp drei von zehn Beschäftigten, die beruflich KI nutzen, arbeiten mit Tools, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Das zeigt eine Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) unter knapp 5.000 Beschäftigten aus dem Frühjahr 2026. Genau sind es 29,1 Prozent.
Bemerkenswert ist, wer da mitmacht. Unter den Führungskräften liegt der Anteil bei 34,6 Prozent, bei den unter 30-Jährigen sogar bei 38,4 Prozent. Die Chefetage macht also fleißig mit.
Eine Nachfrage, die niemand bedient
Gleichzeitig stellt laut Bitkom nur rund ein Viertel der Unternehmen (26 Prozent) seinen Beschäftigten überhaupt einen offiziellen Zugang zu generativer KI bereit. In kleineren Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten sind es 23 Prozent. Und nur 23 Prozent haben Regeln für den Einsatz von KI-Tools.
Wenn ich diese Zahlen nebeneinanderlege, sehe ich kein Disziplinproblem. Ich sehe eine Nachfrage, die das Unternehmen nicht bedient. Die Leute wollen schneller arbeiten, und sie finden einen Weg. Der führt dann über das private Konto, und der Kundendatensatz landet per Copy-and-paste im Chatfenster eines Anbieters, mit dem es keinen Vertrag gibt.
Das IW selbst nennt Schatten-KI ausdrücklich ein Nachfragesignal. Ein Befund aus der Studie überrascht auf den ersten Blick: In Betrieben, die den Aufbau von KI-Kompetenzen stark fördern, nutzen 44,5 Prozent der KI-Nutzenden Schatten-KI. Wo Beschäftigte kein Engagement ihres Arbeitgebers wahrnehmen, sind es 21,3 Prozent. Wer Lust auf KI macht, aber keine passenden Werkzeuge liefert, erzeugt also mehr Schattennutzung, nicht weniger. Die Antwort darauf ist nicht, weniger zu fördern. Die Antwort ist, besser bereitzustellen.
Warum Verbote wenig ändern
Viele Unternehmen reagieren auf das Thema mit einem Verbot: Öffentliche KI-Dienste sind untersagt, bis auf Weiteres. Das wirkt entschlossen. Es ändert aber wenig an der Nutzung, es sorgt nur dafür, dass niemand mehr darüber redet.
Das ist die eigentliche Gefahr. Solange Schatten-KI sichtbar ist, kann man mit ihr arbeiten: Daten schützen, Risiken einschätzen, gute Anwendungsfälle übernehmen. Wird sie unsichtbar, verliert das Unternehmen genau diese Möglichkeiten. Die Daten fließen trotzdem ab, nur weiß es keiner mehr.
Was in meinen Projekten funktioniert
1. Ein offizieller Zugang, der mindestens so bequem ist wie das private Konto. Das ist der wichtigste Punkt. Wenn der offizielle Weg drei Anmeldungen, ein Antragsformular und zwei Wochen Wartezeit erfordert, gewinnt das private Konto. Der offizielle Weg muss der einfachere sein, mit Single Sign-on, ohne Hürden und mit einem Modell, das gut genug ist.
2. Eine KI-Richtlinie auf zwei Seiten statt auf zwanzig. Die Leute müssen sie lesen können und wollen. Drei Fragen reichen für den Anfang: Was ist erlaubt? Was ist nicht erlaubt, insbesondere welche Daten gehören nicht in ein KI-Tool? Und wen frage ich, wenn ich unsicher bin? Alles Weitere kann in Anhänge.
3. Schulungen, die am eigenen Arbeitsalltag ansetzen. Keine allgemeinen Einführungen in neuronale Netze, sondern Übungen mit den eigenen Aufgaben: das Angebot, der Bericht, die Kundenanfrage. Die KI-Verordnung verlangt seit der Änderung durch den Digital Omnibus im Juli 2026 zwar nur noch, dass Unternehmen KI-Kompetenz fördern. Ohne diese Kompetenz bleibt aber jede Richtlinie Papier, und das Haftungsrisiko bei Fehlern bleibt im Unternehmen.
Schatten-KI als Anforderungsliste lesen
Man kann Schatten-KI auch anders lesen: als ziemlich ehrliche Liste der Stellen, an denen Ihre Leute Zeit sparen wollen. Das ist eine Anforderungsliste, die Ihnen niemand extra schreiben muss.
Ein praktischer Einstieg ist eine anonyme Kurzumfrage. Welche KI-Tools nutzen Sie bei der Arbeit, wofür und wie oft? Ohne Konsequenzen, mit dem klaren Ziel, ein besseres offizielles Angebot zu schaffen. Die Antworten zeigen meistens zwei Dinge: wo das größte Risiko liegt und wo der schnellste Nutzen wartet. Beides gehört in den nächsten Schritt Ihrer KI-Einführung.
Häufige Fragen
Was ist Schatten-KI?
Schatten-KI bezeichnet den Einsatz von KI-Anwendungen am Arbeitsplatz, die das Unternehmen nicht bereitgestellt oder freigegeben hat, etwa private Konten bei ChatGPT oder anderen Diensten. Der Begriff ist an die bekannte Schatten-IT angelehnt.
Ist Schatten-KI verboten?
Ein ausdrückliches gesetzliches Verbot gibt es nicht. Problematisch wird sie vor allem durch Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und arbeitsrechtliche Regelungen im eigenen Haus. Wer personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen in nicht freigegebene Dienste eingibt, schafft Risiken für sich und das Unternehmen.
Was gehört in eine KI-Richtlinie für Mitarbeitende?
Mindestens drei Dinge: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten nicht in KI-Tools gehören und an wen man sich bei Fragen wendet. Hilfreich sind außerdem Hinweise zur Prüfung von KI-Ergebnissen und zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte. Zwei Seiten reichen für den Anfang.
Wissen Sie, welche KI-Tools in Ihrem Haus tatsächlich genutzt werden? Oder nur, welche erlaubt sind?
Wenn Sie das herausfinden und in eine tragfähige Regelung überführen möchten, sprechen Sie mich gern an.
Quellen
- IW-Kurzbericht „Schatten-KI: Beschäftigte sind schneller als ihre Betriebe“ (Engels/Hammermann), Befragung März/April 2026, knapp 5.000 Beschäftigte – iwkoeln.de
- Bitkom: „Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI“, Presseinformation (Befragung 2025, 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) – bitkom.org
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), Änderung von Art. 4 KI-VO; Einordnung u. a. IHK Lüneburg-Wolfsburg, 03.08.2026